[Pengertian] Sekretaris, Fungsi, Tujuan, & Jenis Sekretaris

Apa itu Sekretaris - Secara etimologi, [Pengertian] Sekretaris berasal dari bahasa latin yakni "secretum" yang artinya rahasia. Dalam bahasa Prancis disebut dengan secretaire. Dalam bahasa Belanda disebut dengan secretares. 

Sedangkan [Pengertian] sekretaris secara terminologi adalah orang yang harus bisa menyimpan rahasia pimpinan atau perusahaan yang tidak perlu diketahui oleh orang atau pegawai lain.

Jadi tugastugas sekretaris tidak lepas dari kerahasiaan perusahaan. Ini disebabkan kebijakan awal yang akan dikeluarkan oleh pimpinan atau perusahaan sedikit banyak akan diketahui oleh sekretaris. Karena tugas sekretaris adalah membantu pimpinan dalam meringankan tugas-tugasnya. 

[Pengertian] Sekretaris Menurut Para Ahli

Walaupun terdapat arti secara etimologi & terminology sekretaris diatas, namun masih banyak lagi [Pengertian] yang dimaksud dengan sekretaris itu salah satunya yang disebutkan oleh para ahli. Adapun [Pengertian] sekretaris menurut para ahli antara lain: 

[Pengertian] Sekretaris Menurut Betty Hutchinson & Carol Milano

Menurut Betty Hutchinson & Carol Milano yang dikutip oleh Ursula Ernawati (2004:1) bahwa [Pengertian] sekretaris adalah seorang profesional. Sebagai Profesional, Anda diharapkan menampilkan macam-macam tangungjawab tugas kesekretaisan dengan penuh kompetensi, dapat dipercaya & berkepribadian.

[Pengertian] Sekretaris Menurut Hartiti Hendrato & Tulus

Menurut Hartiti Hendrato & Tulus (2004:4) bahwa [Pengertian] sekretaris adalah orang yang membantu seseorang, yaitu pimpinan dalam melaksanakan tugas perkantoran.

[Pengertian] Sekretaris Menurut Saiman

Menurut Saiman (2002:24) bahwa [Pengertian] sekretaris adalah orang yang memiliki tugas tentang kegiatan tulis menulis, atau kegiatan catat-mencatat suatu pekerjaan baik itu perkantoran atau perusahaan.

[Pengertian] Sekretaris Menurut The Liang Gie

Menurut The Liang Gie, (2002:25) yang dikutip oleh Saiman bahwa yang dimaksud dengan sekretaris adalah seorang petugas yang pekerjaanya menyelenggarakan urusan surat menyurat termasuk menyiapkan bagi penjabat penting atau suatu organisasi.

[Pengertian] Sekretaris Menurut Wursanto

Menurut Wursanto (2002:25) yang dikutip Saiman bahwa arti sekretaris adalah seorang pegawai yang bertugas membantu pimpinan kantor dalam menyelesaikan pekerjaan pekerjaan detail kepala atau pimpinannya.

[Pengertian] Sekretaris Menurut M. Braum & Ramon

Menurut M. Braum & Ramon C (1992:3) “Secretary is an assistant to a chief who takes dictation, prepares correspondence, receives visitors, checks of his official engagements or appointments, anf performs many order related duties that increase the effectiveness of the chief”. Artinya sekretaris adalah seorang pembantu yang menerima pendiktean, menyiapkan surat menyurat, menerima tamu-tamu, memeriksa atau mengingatkan pimpinan mengenai kewajibannya yang sesuai atau perjanjiannya, & melakukan banyak kewajiban lainnya yang berguna bagi meningkatkan efektifitas kerja pimpinan.

Fungsi Sekretaris

Sekretaris memegang peranan penting sebagai maksud yang memiliki fungsi & tugas untuk menentukan berhasil tidaknya tujuan perusahaan. 

Pentingnya peranan atau fungsi sekretaris ini tentunya sesuai dengan masing-masing baik dalam organisasi ataupun sekretaris dalam perusahaan. Peranan atau fungsi sekretaris adalah:

1. Peran sekretaris terhadap atasan 

Maksud peran sekretaris terhadap atasan dalam organisasi atau perusahaan adalah:

• Sekretaris berfungsi sebagai perantara komunikasi & pembinaan hubungan yang baik bagi orang yang ingin berhubungan/berkomunikasi dengan pimpinan.
• Berfungsi sebagai sumber informasi yang dibutuhkan pimpinan dalam memenuhi fungsi, tugas, & tanggung jawab.
• Sekretaris berfungsi sebagai pelanjut keinginan seorang pimpinan terhadap bawahan yang bertujuan pelaksanaan tugas.
• Berfungsi sebagai alternatif pemikiran dari pimpinan dalam ide-ide.
• Sekretaris berfungsi sebagai faktor penunjang berhasilnya fungsi, tugas & tujuan pekerjaan & cerminan pimpinan & bawahan.

2. Peranan sekretaris terhadap bawahan (pimpinan)

Maksud peran atau fungsi sekretaris terhadap bawahan pimpinan atau anggotanya dalam organisasi ataupun perusahaan yaitu:

• Sekretaris berfungsi sebagai penentu kebijakan bagi pegawai bawahan yang dilakukan secara adil, yakni terkait peraturan penempatan pegawai yang sesuai akan kecakapan & kemampuan (rule of the place).
• Berfungsi dalam memberikan motivasi kerja kepada pegawai bawahan sehingga pekerjan dapat demikian dapat berjalan dalam mencapai tujuan sesuai dengan tugas & fungsi masing-masing dalam organisasia atau perusahaan.
• Berfungsi dalam memberikan rasa bangga & puas kepada pegawai bawahan dalam menjalankan tujuan pekerjaan.
• Menerima pendapat & usul bawahan dalam berbagai masalah.
• Mengadakan pendekatan kepada pegawai untuk lebih mengarahkan & mengetahui kelemahan & kehendak pegawai bawahan sehingga sikap & tingkah laku sekretaris akan berpengaruh terhadap pekerjaan pegawai bawahan.
• Bagi sekretaris dapat bersikap ramah & komunikatif yang memberikan suasana hubungan kerja yang baik bagi bawahan sehingga dalam menemukan permasalahan baik dalam organisasi atau perusahaan dapat didiskusikan & dicari penyelesaiannya

Tujuan Sekretaris

Tujuan dibentuknya sekretaris dalam organisasi atau perusahaan yaitu:

• Sekretaris bertujuan menjamin kelancaran kegiatan organisasi/perusahaan & bertanggung jawab dalam aktivitas rutin dalam perusahaan/organisasi & menyalurkan pengetahuan yang dimiliki.
• Sebagai acuan Utama untuk membicarakan permasalahan terhadap pimpinan dalam meningkatkan tugas & fungsi organisasi atau perusahaan. 
• Membantu kelancaran kegiatan pimpinan terutama dalam kegiatan administrasi
• Meningkatkan citra atasan
• Memperlancar kegiatan ketatausahaan dikantor seperti mengetik, kompiter, kearsipan & penggandaan dokumen yang diperlukan suatu perusahaan.
• Mempererat hubungan atasan dengan bawahan dalam hal komunikasi, atau dengan kata lain sebagai media penghubung antara atasan & bawahan dalam perusahaan
• Media perekam, penyimpan, pengingat kegiatan atasan dalam bentuk penyususnan jadwal kerja harian dalam perusahaan/organisasi.

Jenis2 Sekretaris

Dalam Wursanti (2006:2), sekertaris dibedakan menjadi beberapa jenis, diantaranya yaitu:

Sekretaris Organisasi

Sekretaris Organisasi atau sekretaris instasi, sekretaris perusahaan, business secretary, excecutive secretary. 

Seorang sekretaris organisasi disamping menjalankan tugas atas perintah pimpinan, juga berkedudukan sebagai manajer yang mengelola suatu unit kerja dalam bidang kesekretariatan. Contoh sekretaris organisasi yaitu sekretaris jendral, sekretaris kabinet, sekretaris wilayah & lain sebagainya.

Sekretaris Pribadi

Sekretaris pribadi adalah seseorang yang mengejakan kegiatan perkantoran untuk membantu seseorang & bersifat pribadi. Dengan kata lain, sekretaris pribadi adalah seseorang yang diangkat & digaji oleh perorangan.

Sekretaris Pimpinan

Sekretaris pimpinan adalah seseorang pembantu pimpinan yang bertugas mengerjakan tugas perkantoran untuk pimpinan tertentu.

Ilustrasi: [Pengertian] Sekretaris, Fungsi, Tujuan, & Jenis Sekretaris

Demikianlah informasi mengenai [Pengertian] Sekretaris, Fungsi, Tujuan, & Jenis Sekretaris. Semoga informasi ini dapat bermanfaat bagi kita semua & membuka cakrawala pengetahuan kita. Sekian & terima kasih. Salam Berbagi Teman-Teman.