[Pengertian] Administrasi Perkantoran, Karakteristik, & Ruang Lingkupnya

Pengertian Secara Umum

Sabtu, 02 Januari 2010

[Pengertian] Administrasi Perkantoran, Karakteristik, & Ruang Lingkupnya | Administrasi perkantoran yang akan kami bahas habis baik itu [Pengertian] karakteristik, ruang lingkup, unsur-unsur, tujuan & fungsi dari administrasi perkantoran. Langsung saja, Secara umum, [Pengertian] Administrasi Perkantoran adalah suatu kegiatan perencanaan keuangan, penagihan & pencatatan, personalia, & distribusi barang serta logistik di sebuah organisasi. Biasanya seorang karyawan yang bertugas dalam hal ini disebut dengan administrator kantor atau manajer kantor.

[Pengertian] Administrasi Perkantoran terbagi atas dua yaitu [Pengertian] administrasi perkantoran secara luas & administrasi perkantoran secara sempit. [Pengertian] administrasi perkantoran secara luas adalah suatu kerja sama secara sistematis & teroordinasi menurut pembagian tugas sesuai dengan struktur organisasi dalam mencapai tujuan secara efektif & efisien. Sedangkan [Pengertian] administrasi perkantoran dalam arti sempit adalah semua kegiatan yang bersifat teknis ketatausahaan dalam pelaksanaan pekerjaan operatif, penyediaan keterangan bagi pimpinan, & membantu kelancaran perkembangan organisasi.

Artikel Terkait - [Pengertian] Administrasi, Ciri, Fungsi, & Menurut Para Ahli

Karakteristik Administrasi Perkantoran

Karakteristik Administrasi Perkantoran - Administrasi perkantoran memiliki perbedaan dengan tata usaha perkantoran. Terdapat faktor pembeda, mulai dari jenis kegiatan & luas lingkup unit kerja sebagai tempat dalam pelaksanaan kegiatan. Untuk lebih jelasnya berikut karakteristik/ciri-ciri administrasi perkantoran..
a. Bersifat pelayanan (Service) pada semua pihak atau orang
Hal ini bermakna bahwa pekerjaan kantor umumnya merupakan dari pelayanan & support untuk kegiatan organisasi.
b. Merembes & dilaksanakan oleh semua pihak
Hal ini bermakna bahwa pekerjaan kantor berdampak pada unit-unit lain yang selalu hadir & dilaksankan disetiap organisasi.
c. Hasil akhirnya berupa informasi
Informasi adalah keterangan-keterangan yang berisi data yang dapat dipercaya dalam kepentingan pihak tertentu. Pihak-pihak yang berkepentingan terhadap informasi yang berada di kantor lain; pimpinan, pemegang saham, pemerintah, masyarakat, & karyawan organisasi dsb.
d. Bersifat memudahkan
Pekerjaan kantor merupakan alat katalisator yang memiliki bermacam-macam kegiatan dari setiap perusahaan dipersatukan.
e. Bersifat pengetikan & penghitungan
Susunan perkerjaan kantor lebih banyak yang terdiri dari pekerjaan mengetik
f. Dilakukan oleh semua pihak
Pekerjaan kantor tidak selalu dikerjakan dalam satu bagian yang beberapa kantor dikerjakan dalam tiap bagian perusahaan.

Ruang Lingkup Administrasi Perkantoran

Ruang Lingkup Administrasi Perkantoran - Ruang lingkup administrasi perkantoran mencakup dari kegiatan kantor & saranan fasilitas kerja kantoran. Ruang lingkup administrasi perakantoran adalah sebagai berikut..
1. Kegiatan Kantor
Kegiatan kantor merupakan kegiatan yang selalu dilakukan dalam perkantoran dimana semakin luas tujuan perusahaan maka semakin besar pula kegiatan perkantoran yang dilakukan. Pada umumnya kegiatan perkantoran terdri dari beberapa kegiatan antara lain sebagai berikut.
a. Perencanaan Perkantoran (Office Planning), adalah proses menentukan arah kegiatan kantor, dengan peninjauan kembali terhadap faktor-faktor yang mempengaruhi tercapainya tujuan kantor. Perencanaan perkantoran terdiri dari
1). Perencanaan gedung
2). Tata ruang kantor
3). Penerangan/cahaya
4). Ventilasi
5). Perlengkapan peralatan & perabotan kantor
6). Anggaran (budgetting) perkantoran
7). Standar kualitas kerja
8). Sistem informasi & telekomuniktasi

b. Pengorganisasian Perkantoran (Office Organizing), adalah pengaturan sejumlah fungsi organisasi dengan fungsi-fungsi meliputi

Pembagian tugas & pekerjaan untuk efisiensi dalam organisasi perusahaan
Pemeliharaan hubungan kerja yang baik dengan atasan maupun dengan bawahan
Penyediaan peralatan/perlengkapan yang tepat, sesuai dengan jenis pekerjaan untuk memudahkan karyawan dalam melakukan pekerjaan.

c. Pengarahan Perkantoran (Office Actuating), Pengarahan perkantoran adalah suatu kegaitan yang meningkatkan efektivitas & efisiensi kerja secara maksimal sesuai dengan target & sasaran yang telah ditentukan serta untuk menciptakan lingkungan kerja yang sehat & dinamis. Pengarahan perkantoran adalah sebagai berikut.

Penggunaan teknik yang efektif dalam melakukan pengawasan terhadap bawahan
Penggunaan teknik yang efektif dalam memberikan motivasi terhadap bawahan
Pemberian bantuan kepada karyawan dalam memecahkan masalah ketika karyawan menghadapi kesulitan dalam pekerjaan
Penyatuan visi misi karyawan & organisasi
Perancangan cara komunikasi yang efektif dengan karyawan, untuk komunikasi antara atasan dengan bawahan agar sedianya dapat berjalan lancar.
Penggunaan tolak ukur yang benar & adil dalam pemberian gaji karyawan.

d. Pengawasan Perkantoran (Office Controlling), Pengawasan perkantoran adalah kegiatan yang mematikan bahwa sasaran & perencanaan dapat berjalan sesuai dengan target yang ingin dicapai. Objek pengawasan perkantoran terdiri dari:

Penggunaan peralatan & perabot kantor
Metode-metode & standarisasi pekerjaan kantor
Kualitas pekerjaan kantor
Pelayanan kantor
Waktu
Biaya perkantoran

2. Saranan & Fasilitas Kerja Kantoran
Dari hasil uraian diatas, kantor merupakan keseluruhan ruang dalam suatu bangunan yang terdapat kegiatan tata usaha atau kegiatan manajemen maupun berbagai tugas lainnya. Perkantoran terikat dengan prasarana seperti:
a. Lokasi Kantor
Faktor2 yang diperhatikan dalam penentuan lokasi kantor adalah sebagai berikut.

Keamanan
Lingkungan
Harga

b. Gedung

Faktor2 yang menjadi perhatian dalam penentuan gedung adalah sebagai berikut.

Gedung menjamin keamanan & kesehatan karyawan
Gedung memiliki fasilitas yang memadai
Harga gedung yang kompetitif seimbang dengan biaya & keuntungannya.

c. Peralatan
Peralatan digolongkan kedalam dua kelompok antara lain sebagai berikut.
1). Perabotan kantor (office furniture), misalnya kursi, meja, laci, rak & sebagainya yang terbuat dari besi, kayu, maupun bahan-bahan lainnya, yang memiliki peranan penting dalam kantor.
2). Perbekalan kantor (office suplies), misalnya kertas, penghapus, pena, tinta printer, & peralatan habis pakai lainnya.

d. Interior
Interior adalah tatanan perabot atau perangkat yang menunjang pelaksanaan kerja dalam ruang kantor, misalnya plafon, penerangan, ventilisais, hiasan kantor & jendela.

e. Mesin-Mesin Kantor
Dalam perencanaan kegiatan kantor memiliki rumus perencanaan mesin yang digunakan sesuai dengan prosedur kerja, metode kerja & kebutuhan interior.

Unsur-Unsur Administrasi Perkantoran

Unsur-Unsur Administrasi Perkantoran - Administrasi perkantoran memiliki beberapa unsur-unsur antara lain sebagai berikut..

Organisasi, ialah mengelompokkan & menyusun kerangka kerja, jalinan hubungan kerjasama antara para pekerja dalam suatu wadah untuk mencapai tujuan tertentu.
Manajemen, berfungsi dalam merencanakan, mengorganisasikan, membina, membimbing, menggerakkan, & mengawasi sekelompok orang serta mengerahkan segenap fasilitas untuk tujuan yang telah ditentukan dapat tercapai dengan baik.
Komunikasi, adalah kegiatan yang menyampaikan berita, pemberian ide, & gagasan dari seseorang kepada orang lain, yang bersifat timbal balik antara pimpinan dengan pimpinan, pimpinan dengan bawahan, baik secara formal maupun yang nonformal.
Informasi adalah kegiatan yang menghimpun, mencatat, mengolah, menggandakan, menyebarkan, & menyimpan berbagai informasi.
Personalia, ialah kegiatan yang mengatur & mengolah penggunaan tenaga kerja
Keuangan, adalah kegiatan yang mengatur & mengolah penggunaan sumber daya sekaligus yang dipertanggungjawaban penggunaan dana.
Perbekalan, adalah kegiatan yang merencanakan, mengurus & mengatur dalam penggunaan peralatan kerja.
Humas, ialah kegiatan yang menciptakan hubungan & dukungan yang baik dari lingkungan masyarakat terhadap sekitar perusahaan.

Tujaun Administrasi Perkantoran

Tujuan Administrasi Perkantoran - Umumnya, administrasi perkantoran merupakan pekerjaan kantor yang bertujuan menghimpin, mencatat, mengelolah, menggandakan, mengirim & menyimpan keterangan-keterangan yang diperlukan dalam kegiatan kantor. Tujuan-tujuan administrasi perkantoran adalah sebagai berikut..
a. Menghimpun, adalah suatu kegiatan-kegiatan yang mencari data, mengusahakan tersedianya segala informasi yang belum ada sehingga siap untuk digunakan jika diperlukan.
b. Mencatat, ialah kegiatan yang membutuhkan berbagai peralatan tulis informasi sehingga terwujud tulisan yang dapat dibaca, dikirm, & disimpan.
c. Mengolah, yaitu kegiatan yang mengolah informasi dengan maksud untuk menyajikan dengan bentuk yang lebih berguna
d. Menggandakan, adalah kegiatan yang menyampaikan dengan berbagai cara & alat.
e. Mengirim, ialah kegiatan yang menyampaikan dengan berbagai cara & alat yang informasinya terdiri dari satu pihak kepada pihak yang lainnya.
f. Menyimpan, adalah kegiatan yang menaruh informasi dengan sejumalh cara & alat dalam suatu tempat yang aman.